Guía completa: preparar un expediente PDF listo para presentar

Un expediente es la agregación ordenada de los documentos de un asunto: escritos, pruebas, informes, comunicaciones. La Ley 39/2015 y las Normas Técnicas de Interoperabilidad definen el expediente electrónico de las Administraciones con índice y documentos identificados; en la práctica profesional, esos mismos principios —orden, índice, numeración, integridad— son los que hacen que un expediente sea utilizable.

Un expediente desordenado o sin foliar provoca requerimientos de subsanación, dificulta la revisión del juzgado o del funcionario y proyecta descuido. La preparación es trabajo mecánico: precisamente por eso conviene sistematizarla.

Reúne todos los PDF del asunto y ordénalos según el criterio del destino: cronológico para expedientes administrativos, o el orden de cita en el escrito principal para anexos procesales. Nombra los archivos con un número cardinal y una descripción breve («01 Contrato de arrendamiento», «02 Burofax de requerimiento»): es el formato que piden plataformas como LexNET y el que facilita el índice.

Los documentos escaneados deben llevar capa de texto (OCR) para que se puedan buscar y citar; si el destino es LexNET, el escrito principal debe ser además PDF/A. Convierte los escaneados al principio del proceso: el resto de pasos (índice, foliado, auditoría) trabajan mejor sobre documentos con texto.

La carátula identifica el expediente de un vistazo: título, referencia o número de procedimiento, partes y fecha. No siempre es obligatoria, pero siempre ayuda a quien recibe el expediente, y es la portada natural antes del índice.

El índice lista los documentos en su orden, con la página donde empieza cada uno. Generarlo automáticamente desde los documentos cargados evita el error clásico del índice manual: que deje de cuadrar en cuanto se añade o quita un documento.

El foliado numera correlativamente las páginas del expediente para garantizar su integridad y permitir citas precisas («folio 47»). Aplica el foliado después de cerrar el orden y el índice, para que numeración e índice coincidan. Formatos habituales: número simple, número/total o prefijo con la referencia del procedimiento.

Antes de entregar, revisa lo que no se ve: metadatos (autor, software, fechas, historial) y datos personales que no deban viajar en esta entrega concreta. Es el paso que casi nadie sistematiza y el origen de la mayoría de fugas documentales evitables.

La auditoría final comprueba en un clic metadatos, datos personales y propiedades del documento, y genera un informe técnico que documenta la revisión. Con el expediente auditado, firma en local si la entrega lo requiere y envía por el canal que corresponda.

Juzgados (LexNET): escrito principal en PDF/A con OCR y firmado; anexos numerados con descripción; límites de tamaño por envío. Administraciones: cada sede publica sus formatos y límites; PDF con OCR es la apuesta segura. Clientes y terceros: aquí mandan la claridad y la protección de datos —índice, foliado y limpieza de metadatos.

Esta guía describe la práctica general; revisa siempre los requisitos vigentes del órgano concreto antes de presentar.

Los que más se repiten: foliar antes de cerrar el orden (y tener que rehacer), índice manual que no cuadra con las páginas reales, anexos sin nombre descriptivo, escaneados sin OCR que el destino no puede buscar, y metadatos del borrador viajando en la versión final.